为推进党委会、校长办公会制度化、规范化、程序化，根据《湖南第一师范学院贯彻落实<关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见〉实施细则》（湘一师党字〔2014〕58号），制定本规范。

一、会议准备

（一）收集会议议题和会议材料

党委会、校长办公会一般每月各召开2次，时间相对固定（党委会一般为周四召开，校长办公会一般为周二召开），如遇有重要情况可以随时召开，会议时间分别由党委书记、校长确定。

议题呈报单位应按照《湖南第一师范学院贯彻落实<关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见〉实施细则》的规定准备会议材料，准确、完整填写《议题呈报单》（见附件1，可在党政办qq群共享下载），报分管校领导审核后，将附有上会材料的议题单于会前3个工作日交学校党政办公室文秘科（逾期递送议题呈报单的议题将列入下次会议），文秘科整理汇总后报学校党政主要负责人审批。

（二）整理汇总议题和材料

党政办公室文秘科将汇总的议题及会议材料提交党政办主任审阅，并初步确定上会议题及顺序。党政办公室主任认为会议材料不充分时，可要求议题呈报部门补充相关材料。

（三）制发会议通知和议题材料

党政办公室文秘科请示会议主持人最终确定议题及其材料，至少提前1天将会议通知及会议材料呈送参会领导，并通知相关人员参加会议。

二、召开会议

（一）做好会务准备

会议秘书通知与会校领导和相关部门负责人准时参加会议，并做好相关会务准备工作。

（二）做好会议记录

会议记录要求清楚、准确、全面和完整。结论性意见应具体包括承办单位、承办任务、协办单位、责任人、办理时限及要求等；某些暂不能形成决议的议题也要记录在案；有较大争议或分歧意见的，除记录表决结果外，还要记录各方主要观点。

会议记录应使用专门的会议记录本，内容包括会议时间、会议地点、主持人、出席人、缺席人、列席人、会议议题、与会人员的发言、议题结论等。

（三）会议材料存档

对于会议所用书面材料与会议记录（必要时，包括音像记录），会议秘书需整理后存档。

三、制发会议纪要

会议召开后一周内，会议秘书拟定会议纪要，按照公文办理流程审批发布。

附件：1.中共湖南第一师范学院党委会议题呈报单

      2.湖南第一师范学院校长办公会议题呈报单